De la venta ganada al cobro
En muchas empresas, finanzas se entera de una venta cuando alguien le reenvía un correo. Ese es el punto de partida del flujo revenue-to-cash, y el primer lugar donde el dinero se frena.
El flujo completo
Estos son los pasos que hoy se coordinan a mano entre ventas, finanzas y el cliente:
- 01Venta ganada
- 02Documentos: CSF, SOW, OC si aplica
- 03Modelo de cobro
- 04Contrato firmado
- 05Prefactura autorizada por el cliente
- 06Factura emitida y enviada
- 07Pendiente de pago → pagada
Para facturar hace falta la constancia fiscal, el SOW, la orden de compra del cliente y la prefactura autorizada. Si falta uno, la factura espera. Y el cobro también.
Dónde se frena el dinero
- 01
Documentos incompletos
La venta ganada no avanza hasta que alguien junta los documentos, y la factura espera —junto con el cobro.
- 02
Cobranza por memoria
Si alguien tiene que acordarse a quién cobrarle hoy, el proceso de cobranza ya falló. Diciembre es el mes en que más se atrasan los pagos.
- 03
Conciliación manual
Banco, ERP, facturas y complementos de pago: cuatro fuentes que alguien cruza renglón por renglón cada cierre. Si Finanzas todavía concilia en Excel, tienes personas haciendo el trabajo de una integración.
El resultado se ve en dos números: el DSO —los días que tarda cada peso en entrar— y las horas que finanzas gasta en perseguirlo. Ambos se pueden medir antes de automatizar.
Qué automatizar primero
- 01
De la venta a la factura
La venta ganada no avanza sin documentos completos, la prefactura se solicita sola, la autorización del cliente queda registrada y la factura se emite y se envía. Cada paso se dispara solo y finanzas lo ve en el momento.
- 02
Seguimiento de cobro
Cada factura queda registrada con su fecha probable de cobro. Recordatorio antes del vencimiento; si no paga, recordatorio, nueva fecha compromiso y seguimiento hasta que entra el dinero. Tesorería ve la cartera completa en tiempo real.
- 03
Conciliación
Las fuentes se cruzan en automático y finanzas revisa solo las excepciones. El cierre deja de depender de horas extra.
Tu equipo dedica su tiempo a las cuentas que de verdad necesitan una llamada, no a recordar a quién cobrarle.